Migratie: Veelgestelde vragen

Waarom bestaat Prostream? 

Docstream is het product waar we de afgelopen 20 jaar groot mee zijn geworden. Maar om de waarde die onze klanten van ons verwachten is het nodig om mee te gaan met de technologische ontwikkelingen van deze tijd. Dat is Prostream; de toekomstbestendige voortzetting op het fundament dat Docstream heeft neergezet. 

Onze visie blijft onveranderd: wij willen het samenwerken binnen (bouw)projecten makkelijker maken. Met Prostream, wat van de grond af opgebouwd is met dit vooruitzicht en de kennis van de huidige mogelijkheden van technologie, kunnen we deze visie ook de komende 20 jaar blijven realiseren samen met onze klanten.

Ga ik iets missen in Prostream wat ik wel in Docstream had?

Nee, Prostream is gebouwd met Docstream als basis. Als je Docstream gewend bent, zul je heel goed uit de voeten moeten kunnen met Prostream. 

Maar niet alle Docstream features werken 1-op-1 hetzelfde als in Prostream. Prostream gebruikt dezelfde functionaliteiten als basis en is gebouwd met toekomstbestendige technologie waardoor jij efficiënter kunt werken. 

Om ervoor te zorgen dat de transitie naar Prostream voor gebruikers soepel verloopt bieden we Prostream product trainingen aan. Neem contact op met jouw Customer Success Manager voor meer informatie. Ook kan je veel informatie terug vinden in het Help Center.

Moet ik gebruikers de software leren te gebruiken?

Daar helpen wij je bij als daar behoefte aan is. Je kunt als klant een beroep doen op je Customer Success Manager om vooraf de hulp te krijgen die je nodig hebt en zijn er praktische videos die de meestgebruikte features van Prostream uitleggen.

Prostream is voorzien van een intuïtieve interface inclusief een geautomatiseerde onboarding die nieuwe gebruikers op weg helpt.

Hoe lang ligt mijn werk stil als ik overstap van Docstream naar Prostream?

Hoe lang de migratie precies in beslag neemt, verschilt per omgeving. Wij geven een inschatting voor de migratie en werken samen met jou naar een geschikte migratieplanning toe.

Zijn er extra kosten verbonden aan de migratie of Prostream?

Dat verschilt per situatie. Overleg dit met je Customer Success Manager.

Ik heb geen tijd om mensen met vragen over een nieuw product aan m’n bureau te hebben staan, maar ik wil wel Prostream gebruiken. Hoe kunnen we dat regelen?

Breng jouw Customer Success Manager op de hoogte hiervan bij voorbereiding op de migratie. Zij kijken dan samen met jou naar wat er mogelijk is en hoe we jou zo goed mogelijk kunnen ondersteunen.

Kan ik de nieuwe functionaliteiten van Prostream niet krijgen in een Docstream-jasje?

Prostream is de bekende Docstream-functionaliteit in een nieuw jasje. Het uiterlijk is anders, maar Prostream helpt nog steeds met het eenvoudig en duurzaam beheren van informatie rondom jouw projecten.

Hoe lang duurt het voordat de migratie is afgerond?

De doorlooptijden verschillen, afhankelijk van wanneer trainingen worden ingepland, de grootte van de Docstream-omgeving, etc. De technische migratie duurt ongeveer drie dagen, waarin alle data worden overgezet naar Prostream en wij de nieuwe omgeving voor jou controleren.

Ik wil niet over naar Prostream. Kan ik in Docstream blijven werken?

Ja, voorlopig kun je in Docstream blijven werken. 

Belangrijk is dat er geen nieuwe functionaliteiten aan Docstream worden toegevoegd en op termijn gaan we de actieve ondersteuning van Docstream afbouwen. Dit doen we zodat er volledige focus is op een efficiënte doorontwikkeling van Prostream. 

Het eventueel afbouwen van de actieve ondersteuning van Docstream wordt ruim van tevoren gecommuniceerd.

Hoe ziet het migratieproces er uit? 

De migratie bestaat grofweg uit drie fases:
1. Voorbereiden
2. Implementeren
3. Evalueren.

Hieronder leggen we in meer detail uit wat je per fase kunt verwachten. 

1. Voorbereiden
Om ervoor te zorgen dat duidelijk is waar je aan begint en wat het eindresultaat is stellen we een migratieplanning en overeenkomst op. Deze nemen we met jou door zodat we verrassingen voorkomen. 

2. Implementeren
In deze fase gaan we over tot de feitelijke migratie van de Docstream-data naar Prostream. Technisch gezien doorlopen we 3 stappen, die ook wel de ETL-stappen genoemd worden:

– Extract: we extraheren de data uit Docstream.

– Transform: de geëxtraheerde Docstream-data worden omgezet naar een structuur die Prostream kan importeren. Er worden nog geen data overgezet. Tijdens dit conversieproces van de data monitoren we stap voor stap of de data juist omgezet worden, zodat eventuele issues snel opgepakt kunnen worden. Voor extra veiligheid stopt het data-conversieproces tijdelijk wanneer er zich iets onverwachts voordoet. Deze tijdelijke stop zorgt ervoor dat eventueel dataverlies minimaal is en onvoorziene issues sneller opgelost worden. Naarmate er meer migraties worden uitgevoerd zal het systeem daarvan leren en slimmer worden.

– Load: Tijdens de Load-fase begint de echte migratie van data. De omgezette data wordt in Prostream geladen. Door de structuur in de backend van Prostream, kunnen we in een noodgeval handmatig de migratie per Docstream omgeving terugdraaien. 

Daarnaast worden de gebruikers getraind. Hierna zullen zij volledig op de hoogte zijn van de belangrijkste Prostream-functionaliteiten.

3. Evalueren 
Wij helpen jou om ervoor te zorgen dat jouw organisatie alle waarde uit Prostream haalt. Samen evalueren we het migratieproces. 

Kan ik alle Docstream-data meenemen naar Prostream?

Dat is wel ons streven. Maar er zijn een aantal uitzonderingen. 

Welke data meegenomen kunnen worden, hangt af van het moment van migreren. Dit doen we uiteraard in samenspraak met jou en dit is afhankelijk van hoe Docstream binnen jouw organisatie gebruikt wordt. 

Daarom maken wij proactief een analyse om te bepalen welke omgevingen het meest geschikt zijn voor migratie.

Kan ik doorwerken in Docstream tijdens de migratie?

Nee, dat kan helaas niet.

Tijdens de migratie worden data van Docstream naar Prostream overgezet. Als er gewerkt wordt in een van de omgevingen tijdens de migratie is er een risico dat er data verloren gaan of niet juist worden overgezet, waardoor de migratie onsuccesvol is. 

Daarom wordt jouw Docstream ongeveer drie dagen lang bevroren. In deze tijd kun je wel bestanden inzien en downloaden, maar niks wijzigen.

Kan ik niet deels in Prostream en deels in Docstream blijven werken?

Nee, dat kan helaas niet. 

Tijdens de migratie worden data van Docstream naar Prostream overgezet. Er is na de migratie geen blijvende data-synchronisatie tussen de oude Docstream omgeving en de nieuwe Prostream omgeving.

Waar kan ik de voortgang van mijn migratie bekijken?

Jouw Customer Success Manager houdt jou op de hoogte over de status van de migratie.

Wij informeren je als de migratie start en wanneer de migratie is afgerond

Hoe bepalen we of de migratie een succes is?

Voor de migratie maken we een gezamenlijk migratieplan. Hierin wordt succes gedefinieerd voor jou als klant, staan de volgende stappen in en liggen de verwachtingen vast.

Na akkoord op het plan stellen we een tijdstip voor om de migratie uit te voeren en kan deze gestart worden. Dit document gebruiken we om te beoordelen of de migratie succesvol verlopen is.

Als ik na de migratie met Prostream gestart ben, en het bevalt toch niet, kan ik dan weer terug gemigreerd worden naar Docstream?

Nee, migreren van Prostream naar Docstream kan niet. 

Voor de migratie geven wij duidelijkheid over wat er in Prostream wel en niet kan om een dergelijke situatie te voorkomen.

Wie gaat mij ondersteunen in alle vragen die gesteld gaan worden?

Je hebt een vast contactpersoon, jouw Customer Success Manager, die je ondersteunt bij alle vragen die jij of collega’s mogelijk hebben. Waar nodig roept de Customer Success Manager hulp van interne specialisten in bij Pro4all.